Politique de confidentialité - Espace Multisoleil

Dernière mise à jour : 14 avril 2025. Cette politique peut être modifiée à tout moment.
Une politique de confidentialité plus exhaustive existe en version PDF, contactez notre personne ressource pour y accéder.

1. Identité de l’organisme
ESPACE MULTISOLEIL est un organisme à but non lucratif offrant des services de loisirs spécialisés et de répit à ses membres réguliers. Dans le cadre de ses activités, l’organisme collecte, utilise et conserve des renseignements personnels concernant ses membres, participant.e.s, employé.e.s, administrateur.rice.s, donateur.rices… (ci-après « INDIVIDU »).

2. Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à :

La saine opération et administration de ses activités courantes;  
La sécurité et le bien-être des participant.e.s ;
Le remplissage des exigences envers nos bailleurs de fonds ;
Le déploiement de nos stratégies de collectes de fonds

3. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Un renseignement est personnel lorsqu’il concerne une personne physique et qu’il en permet, directement ou indirectement, l’identification. Voici ce qui le caractérise : 

Il doit faire connaitre quelque chose à quelqu’un; 
Il doit avoir un rapport avec une personne physique; 
Il doit être susceptible de distinguer cette personne par rapport à une autre ou de reconnaitre sa nature.

4. Renseignements exclus de la confidentialité
Certains renseignements à caractère public ne sont pas soumis à cette politique, par exemple

Coordonnées professionnelles d’un administrateur ;
Données inscrites aux archives judiciaires, municipales ou au Registre des entreprises.

5. Comment protégeons-nous vos renseignements ?
Afin de remplir ses obligations légales et morales en matière de protection des renseignements personnels, ESPACE MULTISOLEIL utilise les mécanismes suivants : 

Une politique de confidentialité, disponible sur le site internet de l’organisme; 
L’identification d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont l’identité et les coordonnées sont explicités sur le site internet de l’organisme; 
Un cadre de gouvernance en matière de renseignements personnels; 
La tenue d’un registre des incidents de confidentialité.

6. Consentement
ESPACE MULTISOLEIL effectue des demandes de consentement concernant l’utilisation de renseignements personnels en les présentant distinctement de toute autre information communiquée et dans des termes simples et clairs. L’INDIVIDU est ainsi en mesure d’expliciter son consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel. 

Consentement relatif aux mineurs de moins de 14 ans 
Le consentement de tout mineur de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou un tuteur.rice, sauf si la collecte de renseignements personnels est préalablement autorisée par le titulaire de l’autorité parentale ou un tuteur.rice ou si la collecte de renseignements personnels est au bénéfice du mineur, par exemple lors d’une situation médicale d’urgence ou dans le contexte d’un dossier de la protection de la jeunesse. En regard de la clientèle qu’ESPACE MULTISOLEIL dessert, l’évolution du consentement du tuteur.rice ou titulaire de l’autorité parentale vers les participant·e·s de 14 ans et plus est évalué au cas par cas, de concert avec les personnes concernées. 

Types de consentement 
L’INDIVIDU consent de manière expresse ou explicite, c’est-à-dire par un geste concret, verbal ou écrit qui exprime clairement sa volonté, par exemple : 

Remplir un formulaire, 
Répondre par l’affirmative à une question, 
Apposer sa signature, 
Effectuer une déclaration devant témoin. 
Implicite, c’est-à-dire que le consentement est déduit par une action ou une situation particulière. Par exemple, un consentement implicite à l’utilisation des renseignements personnels peut être déduit du fait qu’une personne transmet des informations à un organisme public pour effectuer une plainte.

7. Obligations et conséquences en cas de refus
Certains renseignements sont obligatoires (ex. : informations de santé), d’autres sont facultatifs (ex. : sondages). Un refus de fournir un renseignement obligatoire pourrait limiter l’accès à certains services.

8. Aucune collecte de données biométriques
Nous ne recueillons ni ne conservons de données biométriques.

9. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le nom et les coordonnées de la personne responsable sont : Samuel Pignedoli, Directeur général d’ESPACE MULTISOLEIL – direction@espacemultisoleil.org

Cette personne peut vous aider à :

Comprendre l’utilisation de vos renseignements ;
Accéder à vos données ou demander leur correction.

10. Partage des renseignements
ESPACE MULTISOLEIL partage le strict minimum concernant les renseignements personnels des parties prenantes. Lorsque la communication d’un renseignement personnel est effectuée à un organisme public ou à un organisme gouvernemental.

ESPACE MULTISOLEIL ne procède que si ce partage est nécessaire : 

À l’exercice des attributions que l’ORGANISME octroie à ESPACE MULTISOLEIL; 
À la mise en œuvre d’un programme dont l’ORGANISME a la gestion; 
Lorsque la communication est manifestement au bénéfice de l’INDIVIDU; 
Lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient ou lorsque cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à l’INDIVIDU par un ORGANISME, notamment aux fins de l’identification de l’INDIVIDU.

Dans ce cas de figure, ESPACE MULTISOLEIL partage le renseignement sous forme anonymisée. C’est-à-dire que le renseignement partagé doit remplir les trois critères suivants : 

Il ne doit pas être possible d’isoler l’INDIVIDU ni de l’identifier directement ou indirectement; 
Il ne doit pas être possible de relier des ensembles de données distincts qui concernent un même INDIVIDU; 
Il ne doit pas être possible de déduire de nouvelles informations sur l’INDIVIDU.

Si la communication d’un renseignement personnel doit être partagée sous forme complète (c’est-à-dire sans modification) ou dépersonnalisée (c’est-à-dire retirer tous les renseignements qui permettent l’identification directe de l’INDIVIDU par exemple, le nom, l’adresse ou un numéro d’assurance sociale ou de l’assurance maladie), ESPACE MULTISOLEIL procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et la transmission des informations ne s’effectuera que si ces critères sont respectés : 

L’objectif visé ne peut être atteint que si le renseignement est communiqué sous une forme permettant d’identifier la personne concernée; 
Il est déraisonnable d’exiger l’obtention du consentement de la personne concernée; 
L’objectif pour lequel la communication est requise l’emporte, eu égard à l’intérêt public, sur l’impact de la communication et de l’utilisation du renseignement sur la vie privée de la personne concerné; 
Le renseignement personnel est utilisé de manière à en assurer la confidentialité.

11. Conservation et destruction des renseignements
Les renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire.
Dossiers de participant.e.s et postulant.e.s : 4 ans après la dernière prestation de services.
Renseignements des comptes clients et fournisseurs : 7 ans suivant la dernière transaction.
Renseignements financiers sur les employé.e.s : 999 jours suivant la dernière paie.
Dossiers internes sur les employé.e.s : 4 ans après la dernière paie.
Dossiers internes sur les candidat.e.s non embauché.e.s : 2 ans après la réception des dossiers de candidature.
Donateur.rice.s/partenaires, membres en règle, administrateur.rice.s considérés confidentiels par la loi : 20 ans après le dernier don ;
Dossiers judiciaires : 90 ans après l’événement.

Au-delà de ces délais, les données sont anonymisées ou détruites.

12. Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant la personne responsable. Nous vous informerons des conséquences possibles.

13. Incidents de confidentialité
ESPACE MULTISOLEIL prend des mesures raisonnables pour diminuer les risques d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel.

Lorsqu’un incident est constaté : 

ESPACE MULTISOLEIL prend des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent; 
ESPACE MULTISOLEIL avise la Commission d’accès à l’information du Québec et la personne concernée si l’incident présente un risque de préjudice sérieux; 
ESPACE MULTISOLEIL tient un registre des incidents dont une copie est transmise à la Commission d’accès à l’information du Québec à sa demande;

14. Renseignements en contexte de deuil
Le deuil est une épreuve difficile à traverser. Il peut donc arriver qu’une personne demande à ESPACE MULTISOLEIL un ou des renseignements personnels sur la personne décédée afin de l’aider dans son processus de deuil. Il peut s’agir, par exemple :   

D’un renseignement personnel qui permet de comprendre les circonstances du décès (ex. : un rapport d’accident); 
D’un renseignement qui agit comme souvenir (ex. : une photo).

Pour déterminer si un renseignement personnel est susceptible d’aider l’une de ces personnes dans son processus de deuil, ESPACE MULTISOLEIL fait l’évaluation au cas par cas en tenant compte du contexte de chaque demande. 

La demande doit être reçue par écrit, par la personne responsable de la protection des renseignements personnels identifié sur le site internet de l’organisme; 
La demande doit contenir une description des circonstances qui permettent de comprendre les liens affectifs qui l’unissent à la personne décédée; 
La demande doit contenir une description de la façon dont ces informations sont susceptibles d’aider la personne demanderesse dans le processus de deuil; 
La communication d’un renseignement ne peut être faite qu’aux personnes suivantes : 
conjointe ou conjoint marié ou uni civilement (preuve : certificat ou contrat de mariage ou d’union civile); 
conjointe ou conjoint de fait (preuve : preuve de résidence à la même adresse ou factures de services publics partagés); 
proche parent, notamment : 
père ou mère (preuve : certificat de naissance ou jugement d’adoption); 
frère ou sœur (preuve : document qui permet d’établir le lien familial avec la personne décédée); 
cousine, cousin, tante, oncle ou autre parent (preuve : document permettant d’établir le lien familial avec la personne décédée) 
L’information demandée doit être susceptible d’aider la personne dans son processus de deuil; 
Il ne doit pas exister de refus écrit de la personne décédée d’accorder un droit d’accès relatif au processus de deuil.

Dans le doute ou lorsqu’une des conditions n’est pas remplie, ESPACE MULTISOLEIL est légitimée de refuser de communiquer les renseignements personnels demandés en expliquant les motifs qui l’ont amenée à prendre cette décision. 

Ce peut-être, par exemple, lors : 

De l’absence d’information ou de preuve, malgré l’assistance offerte pour traiter la demande; 
D’une demande pour régler une succession ou pour réaliser sa propre enquête en vue de déterminer les causes du décès.

L’atteinte à la vie privée de la personne décédée devrait être comparée au bénéfice pour la personne demanderesse de recevoir les renseignements qui pourraient l’aider dans son processus de deuil. Cette analyse permet de trouver un juste équilibre en tenant compte des répercussions sur le droit à la vie privée de la personne décédée afin que des renseignements qu’elle aurait elle-même tenus confidentiels ne soient pas divulgués arbitrairement. 

14. Liens vers d’autres sites
Notre site Internet peut contenir des liens vers des sites extérieurs. En naviguant sur un autre site, d’autres règles de confidentialité et de sécurité s’appliquent. La présente politique ne concerne que le site Internet d’Espace Multisoleil.

15. Stockage des données

Le site Internet d’ESPACE MULTISOLEIL est hébergé au Canada. Toutes les données personnelles que vous choisissez de communiquer à notre organisme, que ce soit par le biais de son site Internet ou par un autre moyen, sont hébergées au Canada en conformité avec les lois canadiennes. Tous les fichiers détenus par ESPACE MULTISOLEIL et contenant des informations personnelles sont stockés au Canada.

Nous ne recueillons pas les renseignements bancaires ou de crédit dans le cadre des paiements en ligne. Ces données ne nous sont pas accessibles, ni à la consultation, ni à la conservation, et elles sont régies par la politique de confidentialité de nos partenaires que vous pouvez consulter sur leur site.